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O controle de fluxo é uma ótima ferramenta para quem deseja ter maior controle dos processos internos em sua empresa, transformando esse item em um CRM, quadro de kanban ou qualquer outro tipo de controle que você necessita na sua rotina. A sua versatilidade permite a montagem de diferentes fluxos de organização para atender as mais diversas necessidades.
Se você deseja aprender a utilizar um controle de fluxo no seu dia a dia para organizar as suas demandas internas ou utilizá-lo para fazer a gestão de relacionamento com os seus clientes, preparamos um guia completo sobre a ferramenta. Continue a leitura e confira como usá-la da melhor forma!
Índice
O que é um controle de fluxo de trabalho?
O controle de fluxo é uma ferramenta ou um software utilizado para fazer a gestão de um fluxo de trabalho. Nesse caso, ele pode ser utilizado para criar um workflow de relacionamento com cliente, da produção de um produto ou serviço, marketing da sua empresa, entre outros fluxos.
Dessa forma, ele consegue ser um sistema de gestão muito eficiente para o seu negócio, conseguindo se adaptar com facilidade para os mais diversos tipos de necessidades e problemas. Com ele, você aumenta o trabalho em equipe e permite que todos os membros do time se comuniquem com mais facilidade durante os processos.
A organização por meio de quadros lembra muito o método kanban, oferecendo várias possibilidades de organização e uma fácil visualização de tudo o que está acontecendo no fluxo.
A cada etapa realizada, você pode movimentar os cartões de uma coluna para outra, indicando uma nova atualização naquele processo. Assim, os integrantes podem visualizar o que foi alterado e seguir com a sua ação, realizando a parte da tarefa que foi passada a eles.
Quais são as vantagens de usar um controle de fluxo de trabalho?
Como é possível perceber, utilizar um controle de fluxo para os workflows presentes em sua empresa é algo muito importante para a organização. Mas, além disso, existem várias outras vantagens em usar esses softwares no seu dia a dia. Confira a seguir as principais delas:
1. Maior alinhamento entre as equipes participantes
Com o uso de um controle de fluxo, fica muito mais fácil alinhar o que cada equipe fará em determinada parte do processo. É possível definir os usuários responsáveis pela tarefa e toda vez que ela tiver uma atualização, eles serão notificados. Dessa forma, o alinhamento entre os integrantes é facilitado e feito de forma eficiente, rápida e prática.
Isso ajuda a eliminar a fragmentação entre os setores da empresa, criando uma conexão muito maior entre os departamentos e, assim, reduzindo os erros causados por falhas no alinhamento ou na comunicação.
Além disso, ao visualizar quais partes do processo estão acontecendo, os membros da equipe têm mais facilidade em identificar quais tarefas são de maior importância e impacto para o andamento do processo.
Leia também: Como ter uma comunicação eficiente em sua empresa?
2. Permite uma visualização em tempo real de todo o processo
Com o controle de fluxo, você tem uma visualização ampla e em tempo real das tarefas em andamento no fluxo de trabalho, assim, é mais fácil obter insights valiosos para o aumento da eficiência na execução da atividade. Além disso, ao conseguir ver tudo o que está em andamento, você pode entender, detectar e diagnosticar problemas.
Essa visualização também auxilia a equipe a se manter focada na tarefa e a cumprir os prazos determinados. Por isso, é sempre fundamental conseguir visualizar as atividades em andamento no seu workflow.
3. Aumento de eficiência da operação
Ao contar com uma ferramenta para o controle de fluxo de trabalho, você automatiza diversos processos burocráticos e repetitivos, além de conectar com maior facilidade os setores responsáveis pela execução das atividades. Com isso, toda a operação é beneficiada, gerando um aumento na produtividade das suas equipes e uma melhor entrega de resultados.
Como o controle de fluxo da Maxbot pode te ajudar?
O controle de fluxo da Maxbot é uma ferramenta extremamente versátil para te auxiliar na organização de demandas e workflows em seu negócio. Ela pode ser integrada ao nosso sistema de atendimento e atuar como um sistema de CRM super versátil e personalizável.
Mas você pode utilizá-lo como quiser, seja para montar um fluxo de atendimento ao cliente ou para organizar as demandas internas que surgem em sua empresa. Ele possui um visual bem semelhante ao quadro de kanban, com cartões onde as atividades são descritas e que podem ser passados de uma coluna para outra.
Dentro de cada cartão, você pode marcar os usuários responsáveis pela tarefa, assim, eles receberão uma notificação toda vez que houver uma atualização, além de poder descrever a atividade, incluir arquivos diversos, entre outras coisas. Com ele, você tem uma ferramenta muito flexível para organizar os seus fluxos e atender a todas as necessidades do seu negócio.
Entendeu como um controle de fluxo é interessante para organizar a sua empresa? Ele é extremamente versátil e flexível, permitindo que você faça os ajustes necessários para adequá-lo à sua realidade. E se você quiser, é possível usá-lo até para montar um funil de vendas. Quer aprender a fazer isso? Então, confira o post em nosso blog e veja tudo o que é preciso!
