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Ter uma agenda de pacientes é essencial para otimizar a organização das consultas, respeitando os clientes e os horários dos profissionais para que o atendimento não atrase. Para isso, você pode utilizar agenda física ou agendas online, que oferecem outras funcionalidades, como o autoatendimento para agendamentos, assim, o paciente pode marcar a consulta sem a necessidade de ir até a clínica ou precisar aguardar ser atendido por uma pessoa.
Para auxiliar seus agendamentos, selecionamos sete 7 práticas para aplicar no consultório para deixar seus pacientes satisfeitos e manter um bom fluxo de atendimentos. Confira!
Índice
O que é agenda de pacientes?
Uma agenda de pacientes oferece diversas vantagens e é uma ferramenta necessária na rotina de consultórios e clínicas. Para melhor organização da agenda, são registrados os horários, as consultas, o nome dos pacientes e o procedimento que será realizado. Dessa forma, todos eles recebem o melhor atendimento evitando atrasos.
Essa ferramenta pode ser utilizada por médicos, fisioterapeutas, nutricionistas, fonoaudiólogos, psicólogos e outros profissionais da área da saúde que necessitam de facilidade e organização na sua rotina de atendimentos. Para isso, pode ser utilizada uma agenda física, planilhas ou plataformas de agendamento.
Como organizar a agenda de pacientes?
A organização é primordial para uma rotina de atendimento eficiente, por isso, é importante ser preenchida de forma cuidadosa. Assim, todos os pacientes são atendidos no horário dos agendamentos e as consultas são realizadas de forma atenciosa, sanando as dúvidas do paciente e fazendo os procedimentos necessários. Para manter a agenda de pacientes organizada, confira as dicas a seguir.
1. Segmente as consultas no agendamento
Cada consulta é única e conta com períodos de atendimento diferentes, por exemplo, uma consulta de acompanhamento é mais rápida do que um procedimento. Ao adicionar uma consulta na agenda, considere o tipo de serviço que será prestado para manter o planejamento diário.
2. Tenha uma ferramenta de agendamento online
Utilize uma agenda de pacientes online automatizada, assim, os clientes podem agendar ou cancelar a consulta sem a necessidade de atendimento humano ou ter que comparecer presencialmente na clínica somente para realizar um agendamento.
Com essa ferramenta online, as ligações e as mensagens são reduzidas e os seus colaboradores podem ser direcionados para outras tarefas. Além disso, os chatbots conseguem responder às dúvidas mais simples, basta configurá-lo para automatizar etapas do atendimento.
3. Confirme a consulta no dia anterior
Um dos procedimentos a ser realizado no atendimento é a confirmação da consulta. Assim, se o paciente informar que precisará faltar, você pode remanejar horários e encaixar outros ou até mesmo adiantar consultas.
Essa etapa pode ser automatizada enviando um lembrete no dia anterior para o paciente confirmar ou cancelar a consulta. Para facilitar ainda mais, você informe o endereço da clínica na mensagem.
Confira também: Elevando o atendimento ao cliente com automação no WhatsApp
4. Crie políticas claras de agendamento
Defina uma política de agendamentos e informe aos pacientes, isso minimiza os cancelamentos de última hora e também que os clientes que faltam na consulta e não informem. Ofereça um prazo razoável para cancelamentos sem penalizações e alerte a possível demora para reagendamentos da consulta.
5. Defina um tempo aproximado para cada consulta
Como dissemos anteriormente, para otimizar a agenda de pacientes, é preciso considerar o tempo médio de cada procedimento e tipo de consulta. Definir um tempo aproximado para cada consulta evita o atraso dos agendamentos seguintes, por isso, acrescente uma margem de 15 minutos entre as consultas.
6. Avalie e ajuste a agenda regularmente
As plataformas de automação, como a agenda inteligente, contam com relatórios ou métricas para que você possa fazer análises e ajustes. Dessa forma, é possível identificar certos padrões, como horário de pico, baixo fluxo de pacientes e dúvidas mais comuns para traçar novas melhorias e garantir a satisfação dos seus pacientes.
7. Treine suas equipes para gerenciar a agenda de pacientes
Faça treinamentos regulares com suas equipes para que todos conheçam as políticas de atendimento humanizado e agendamentos, além de saberem como utilizar a agenda. Implementando todas as dicas acima, seus pacientes terão uma experiência otimizada e se sentirão mais satisfeitos com seus serviços. Fidelizando os consumidores ao mesmo tempo que se tornam propagadores do seu negócio.
Invista em uma plataforma de atendimento com agendamento de consultas
Para escalar e organizar todo o seu atendimento no WhatsApp de modo eficiente, conheça a plataforma Maxbot com API oficial! Nossa plataforma é completa e atende diferentes segmentos, como hospitais e clínicas, negócios digitais e mais. Assim, você pode fazer o agendamento de consultas e reuniões de modo fácil e prático.
Além disso, todo o seu time vai utilizar um único número do WhatsApp, organizando os atendimentos. Ainda, gera relatórios e protocolos por atendimento para facilitar o acesso aos históricos das consultas e fazer uma gestão de contatos completa.
Os dados do seu negócio e dos seus clientes estão seguros e em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o que proporciona maior segurança para a realização dos atendimentos da sua equipe e das etapas automatizadas.
A agenda de pacientes já sabemos que é essencial para o seu negócio e para melhorar a comunicação, agora, saiba tudo sobre a psicologia no atendimento e aumente a satisfação dos seus clientes.
