Plano de comunicação: como criar o ideal para sua empresa

Uma comunicação bem estruturada é a base para fortalecer a presença da marca, o relacionamento com o cliente e colaboradores, e alcançar seus objetivos. Ele pode ajudar a alinhar todas as ações de comunicação, sejam internas ou externas, e garantir que a mensagem seja clara e consistente.

Se você não sabe como construir um plano de comunicação, esse conteúdo é para você! Aqui, vamos disponibilizar exemplos de estratégias e trazer ferramentas indispensáveis. Continue lendo nosso conteúdo.

O que é um plano de comunicação?

O plano de comunicação é um documento estratégico que define como uma empresa vai se comunicar com seu público-alvo, incluindo clientes, parceiros e colaboradores. Ele abrange todos os canais de comunicação e determina as mensagens a serem transmitidas, os objetivos a serem alcançados e as ações a serem implementadas.

Além disso, o plano de comunicação vai servir como um guia para garantir que todos os membros da empresa estejam alinhados na mesma direção.

Qual a importância de um plano de comunicação?

A importância de um plano de comunicação não pode ser subestimada. Ele permite que a empresa se apresente de maneira coesa, fortaleça a sua marca e melhore a forma como você se relaciona com seus públicos, criando uma comunicação eficiente. Veja como criar seu plano:

Etapas para um plano de comunicação eficiente

Criar um plano de comunicação envolve algumas etapas fundamentais. A seguir, vamos apresentar um passo a passo de como estruturar um:

1- Faça um diagnóstico

Antes de começar a criar um plano de comunicação, é essencial entender o atual estado de comunicação da sua empresa. Quais são os pontos fortes e as áreas que precisam de melhorias? Realizar uma análise interna, como entrevistas com colaboradores e pesquisa de satisfação, pode ser útil.

2- Defina objetivos de comunicação

O que você quer alcançar com sua comunicação? Os objetivos podem variar, como aumentar o reconhecimento da marca, melhorar a comunicação interna ou fidelizar clientes. Defina metas claras e mensuráveis para saber quando o plano foi bem-sucedido. Recomendamos que esses objetivos sigam o SMART:

• Specific (específico)
• Measurable (mensurável)
• Attainable (atingível)
• Realistic (realista)
• Time-bound (temporizável)

Então, os objetivos que atenderem a esses critérios terão mais chances de serem alcançados.

3- Conheça o público-alvo

Para que sua mensagem seja eficaz, você precisa conhecer seu público. Segmente seu público externo (clientes, parceiros, mídia) e seu público interno (colaboradores) e entenda quais são as suas necessidades, preferências e comportamentos.

4- Escolha os canais de comunicação

Selecione os canais que melhor atendem aos objetivos do público-alvo. Esses canais podem incluir e-mail, redes sociais, internet, eventos corporativos, publicidades pagas, entre outros. A escolha certa de canais é crucial para o sucesso do plano de comunicação.

5- Desenvolva a mensagem

Defina as mensagens-chave que você quer comunicar. Elas devem ser claras, concisas e alinhadas aos valores e objetivos da empresa. Considere também a adaptação da mensagem de acordo com os diferentes públicos e canais.

6- Estabeleça um cronograma

Para garantir que os objetivos do seu plano de comunicação sejam atingidos de forma eficaz, é preciso criar um cronograma bem estruturado, que seja realista e alinhado aos recursos disponíveis. Planejar cada passo e definir as etapas de forma clara ajuda a manter o foco e a organização no meio do processo. A seguir, trouxemos dicas de como fazer o seu cronograma:

• Faça um cronograma flexível: permita que sejam realizados ajustes conforme as necessidades do projeto ou mudanças no mercado. A comunicação é dinâmica, e imprevistos acontecem, então, é importante ter margem para adaptações.
• Defina responsabilidades claras: definindo responsabilidades claras para a equipe, facilita para que todos saibam o que fazer em cada fase.
• Use ferramentas de gestão de projetos: assim, você consegue acompanhar o andamento das atividades e garantir que todas as etapas sejam cumpridas dentro do prazo. Alguns exemplos de ferramentas que você pode usar são o Trello, Asana ou Monday.

7- Faça testes

Antes de colocar o plano de comunicação em prática, é essencial realizar testes para garantir que tudo está funcionando como esperado. Isso inclui testar desde as mensagens até o canal de comunicação escolhido, para garantir que não há falhas ou possíveis ruídos na transmissão da informação.

8- Hora do plano de ação

Agora é hora de colocar tudo em ação! Crie um cronograma de ação detalhado dentro do seu plano de comunicação. Para garantir que a execução seja bem-sucedida e os objetivos sejam alcançados, é fundamental planejar cada etapa com clareza e definir responsáveis e prazos específicos.

9- Faça uma análise dos resultados e feedbacks

Após configurar seu plano e colocá-lo em ação, o próximo passo essencial é mensurar os resultados. A avaliação contínua permite que você entenda o que está funcionando bem, o que precisa de ajuste e o que, de fato, não está gerando os resultados esperados.

No mundo digital, onde tudo está em constante mudança, uma das maneiras mais eficazes de mensurar o impacto das suas ações é por meio de pesquisas e feedbacks. Além disso, é crucial coletar feedbacks de clientes para melhorar o seu negócio, pois eles são o reflexo direto de como a comunicação está impactando a imagem da empresa.

Estratégias de comunicação interna e externa

A comunicação é um dos pilares essenciais para o sucesso de qualquer empresa. Ela não só assegura que as informações fluam de maneira eficaz, mas também reforça os laços entre a marca e seus diferentes públicos, tanto internos quanto externos. Para garantir que sua estratégia de comunicação seja bem-sucedida, é desenvolva estratégias específicas tanto para a comunicação interna quanto para a comunicação externa.

Comunicação interna

A comunicação interna é fundamental para garantir que todos os colaboradores estejam alinhados com os objetivos da empresa, engajados com sua cultura organizacional e motivados a atingir as metas propostas. Quando a comunicação interna é eficaz, ela facilita a colaboração, reduz mal-entendidos e cria um ambiente de trabalho mais transparente e produtivo.

Para isso, as ferramentas de comunicação desempenham um papel importante, e uma solução como o chat interno pode ser uma verdadeira revolução na forma como os colaboradores interagem e compartilham informações. O chat interno:

• Facilita a comunicação em tempo real;
• Melhora a integração e colaboração entre departamentos;
• Ajuda a fornecer feedbacks em tempo real, promovendo melhoria contínua.

Comunicação externa

A comunicação externa se refere às interações da empresa com seu público fora da organização, incluindo clientes, fornecedores e mídia. A maneira como a empresa se comunica com esse público é essencial para manter uma imagem positiva e criar conexões.

• Marketing de conteúdo;
• Gestão de redes sociais;
• Atendimento ao cliente;
• Pesquisa de satisfação e feedbacks de clientes;

Ferramentas indispensáveis para a sua estratégia

Para garantir que seu plano de comunicação seja executado com eficiência, algumas ferramentas podem ser muito úteis, tanto para a criação quanto para o monitoramento das ações.

• Ferramentas de gestão de projetos: essas ferramentas vão te ajudar a organizar tarefas, acompanhar progressos e garantir que os prazos sejam cumpridos. Temos como exemplo: Trello, Asana, Monday.
• Ferramentas de automação de marketing: as ferramentas de automação de marketing irão permitir automatizar e-mails e a criação de campanhas segmentadas, economizando tempo. Alguns exemplos dessas ferramentas são HubSpot, Mailchimp ou RD Station.
• Ferramentas de design: ajudam na criação de materiais visuais, como posts para redes sociais e apresentações. Os exemplos que mais ouvimos falar são o Canva ou Adobe Spark.
• Plataformas de análise de dados: são essenciais para medir o impacto de suas ações e ajustar as estratégias se necessário. Melhores exemplos dessas ferramentas são Google Analytics, Hootsuite ou Sprout Social.

Agora que você já sabe como construir um plano de comunicação, leia nosso conteúdo sobre como aumentar as vendas e impulsione ainda mais o seu negócio.