Comunicação eficiente: saiba usar essa ferramenta essencial para sua empresa!

O ser humano desenvolve a sua comunicação há milhares de anos, desde quando ainda era nômade e não tinha um sistema de linguagem definido. Contudo, é fato que as pessoas ainda encontram desafios quando se trata de se comunicar com o outro.

Isso acontece pelo fato de que a comunicação se comporta como um organismo vivo, que se transforma e evolui a cada dia. Assim, se fazer entender de forma eficaz pode acabar se tornando uma difícil missão.

Esses desafios motivam a humanidade a estudar a comunicação eficaz, seja visando uma boa conversa casual ou para evitar problemas de atendimento a um cliente. Portanto, se você quer saber um pouco mais sobre a comunicação eficiente e como implementá-la de maneira ativa na sua empresa, você veio ao post certo!

O que é uma comunicação eficiente?

A comunicação eficiente parte do princípio da importância de se fazer entender. A ideia tem como base a conexão que se cria entre o emissor e o receptor, fazendo com que a mensagem seja transmitida de forma clara e sem ruídos, independentemente do canal de comunicação que esteja sendo usado.

O principal desafio está em colocar esse pensamento na prática, já que a compreensão do cliente ou do colega que irá receber a mensagem depende e será influenciada por várias questões, como os fatores mental e cultural. Por isso, é imprescindível entender que a comunicação deve ser adequada e moldada ao público que se visa atingir.

Para que essa forma de comunicação seja colocada em prática da forma correta, é preciso muito mais do que métodos instintivos. Inseridas nos estudos comunicacionais, existem características mapeadas, estratégias e dicas que, se seguidas, resultarão em uma comunicação realmente eficiente!

Quais as características de uma comunicação eficaz?

Se o óbvio também precisa ser dito, alinhar aquilo que não está tão claro torna-se ainda mais necessário. Mais do que isso, é importante dar atenção ao que o outro diz e buscar a melhor forma de conduzir a interação, seja ela verbal ou não verbal, apresentando suas ideias e evitando situações desconfortáveis.

Sabendo disso, podemos nomear três características principais de uma comunicação eficaz:

• Compatibilidade: a linguagem e o discurso devem ser compatíveis com o público que se pretende abordar para se aproximar e criar uma conexão com o receptor, mesmo em uma ocasião que requeira mais formalidade;
• Adaptabilidade: uma comunicação eficiente deve ser adaptável e se adequar ao público ao qual ela está sendo destinada. Pensando na relação entre uma loja e um cliente, a comunicação pode ser pautada nas preferências e interesses do comprador;
• Objetividade: a comunicação eficaz deve ser objetiva, tendo a intenção de passar uma informação ou de responder a um questionamento.

Como a comunicação eficiente impacta no atendimento ao cliente?

Alguns problemas podem impactar significativamente o relacionamento entre a empresa e o cliente, muitos deles gerados pela falta de uma comunicação eficiente, seja ela interna ou externa. Esse obstáculo pode criar um problema no atendimento e resultar em uma experiência negativa.

Para evitar esse tipo de situação, é possível praticar a comunicação eficaz e fazer com que ela atue durante os planejamentos. Nesse sentido, torna-se importante que a empresa construa um bom relacionamento com o cliente, tendo escuta ativa para otimizar o desenvolvimento das diretrizes do projeto que estiver sendo trabalhado, visando obter maior assertividade nos processos.

Outro ponto importante em que a comunicação eficiente pode influenciar positivamente é com relação aos membros da empresa. Focando na melhoria constante das relações, os processos e as demandas tendem a ficar mais leves ou menos difíceis de serem resolvidos. Isso deve ser encarado de forma ainda mais essencial para os cargos de liderança, otimizando processos e melhorando o gerenciamento de equipe.

5 melhores dicas para treinar sua equipe a ter uma comunicação eficiente e assertiva

Agora que já falamos muito sobre a importância e os benefícios de se ter uma comunicação eficaz, é o momento de comentarmos sobre algumas dicas que vão te ajudar a praticar dentro da empresa com a sua equipe:

1. Torne reuniões um hábito

Seja de forma presencial ou online, é importante incentivar a equipe a fazer reuniões. As interações entre os componentes do time promovem um estreitamento de laços e podem proporcionar maior afinidade com o passar do tempo.

Mas lembre-se de que essas reuniões devem ser bem planejadas, sendo realmente necessárias e de qualidade. Dessa forma, elas servirão também como uma otimização de processos, em vez de apenas ocupar espaço na agenda do time.

2. Produza relatórios

Produzir relatórios resulta em uma documentação assertiva acerca do que foi realizado dentro de um projeto até o momento e serve como informativo para que outros componentes do time fiquem por dentro do que está sendo desenvolvido.

Vale ter cautela para que seja documentado de forma objetiva, com a intenção de informar, podendo até incentivar o resto da equipe a fazer o mesmo.

3. Adote uma comunicação 360

Essa é uma ótima técnica para as empresas que possuem o intuito de passar uma mensagem, analisando os mecanismos usados interna e externamente e definindo as melhores estratégias.

A ideia principal desse conceito é ir além da finalidade de vender. A comunicação 360, dentro da comunicação eficiente, visa o diálogo e a troca de ideias pensando no melhor para as pessoas.

4. Realize feedbacks

O feedback também é uma iniciativa que representa a importância de treinar sua equipe de atendimento. A estratégia pode servir como uma ferramenta de alinhamento de expectativas, analisar potenciais problemas e desenhar planos de ação, sendo também uma ótima maneira de otimizar processos.

Além disso, pode promover maior liberdade entre os colaboradores e os gestores da equipe, estimulando a comunicação interna e não violenta, que também faz parte da cultura da comunicação eficaz.

5. Faça perguntas

Sabe aquela história de “Não vou perguntar. Minha pergunta é boba.”? Esqueça para sempre! Foi-se o tempo de se acanhar na hora de fazer perguntas. Faça sempre todas as perguntas que surgirem e incentive a equipe a tirar dúvidas também, pois é muito melhor quando trabalhamos com a certeza de que estamos fazendo tudo no caminho certo, como deve ser.

Inclusive, a sua dúvida também pode ser a dúvida de outra pessoa. Então, deixe a vergonha de lado e corte esse problema pela raiz o mais rápido possível. Comunicação eficiente também é fazer perguntas!

Como ferramentas de atendimento ajudam na comunicação assertiva?

A comunicação assertiva possui como ideia central a transmissão de informações de forma clara, simples e dinâmica, focada na compreensão do receptor da mensagem para que ela atinja a sua finalidade que é, basicamente, ser compreendida de forma fácil.

Dessa forma, ela é capaz de otimizar processos e encurtar caminhos para a resolução de problemas. Pensando em um cenário empresarial, ferramentas como o Chatbot para WhatsApp da Maxbot são capazes de fornecer informações específicas e gerais de forma automatizada, rápida e prática.

Elas possuem várias funções que podem auxiliar o usuário e guiá-lo até a solução que ele busca ou até o atendimento de um setor específico, além de tornar o atendimento da equipe muito mais ágil e descomplicado.

Ficou bem claro o quanto é importante praticar a comunicação eficaz, focando em ter uma comunicação assertiva e não violenta, não é? Pensando nessa forma de comunicação para a otimização de processos, aproveite para aprender também sobre mensagem de saudação WhatsApp.

Nos encontramos lá!